Cómo establecer filtros de llamada con criterios eficaces

Recibimos a diario un gran volumen de llamadas, quizás más del que desearíamos. Establecer filtros de llamadas en base a unos criterios eficaces es ideal no sólo para controlar el volumen de llamadas entrantes, sino también para dirigir tales llamadas a los departamentos y personas correspondientes de manera directa y automática, para identificar orígenes o para restringir la entrada de determinados llamantes.

Hoy en día ya no es necesario que cada llamada deba ser atendida por una persona para que ésta a su vez deba de reconducir la llamada al departamento o persona correspondiente. Afortunadamente, centralitas virtuales como la de Premium Numbers disponen de numerosos filtros de llamadas y otras funcionalidades para que cada llamada pueda ser filtrada y/o identificada previamente y, en consecuencia, tratada de la manera oportuna y personalizada.

Funcionalidades y filtros de llamadas más usados por nuestros clientes de centralita virtual:

Selección por teclado. Uno de los principales filtros de llamadas sin duda. La selección por teclado nos permite redirigir llamadas según la pulsación del teclado que haga el cliente, dada una serie de opciones comunicadas previamente mediante locución. Este es el método más popular y conocido. El típico «marque uno si desea hablar con administración, dos para hablar con …». La selección por teclado permite la creación de submenús para cada opción, 10 saltos de llamada en cada opción o submenú, configuración de horarios según extensiones o destinos de las llamadas, locuciones, buzones de voz con recepción de mensajes en el mail, etc.

Encaminamiento por orígenes (provincia, código postal, etc.). Este servicio identifica el origen de la llamada y, según las pautas que usted establezca, ésta se redirige de acuerdo al origen geográfico del llamante.

Encaminamiento por código. Este completo servicio tiene infinidad de aplicaciones. El sistema tiene un funcionamiento muy lógico. Usted crea un archivo excel en el que introduce una relación de códigos y, para cada código, el correspondiente destino en el que se atenderá la llamada. Cuando un cliente llama a la línea telefónica, se le pide (mediante locución personalizable) que marque un código (de abonado, su código postal, número de reserva, etc.). Nuestro sistema detecta a partir de su archivo excel el código, y por tanto, el correspondiente destino al que hay que enviar la llamada para que sea atendida (una línea telefónica, una locución, buzón de voz, una selección por teclado, etc.).

Filtro de hiperactividad. El propio nombre ya desvela la utilidad de este filtro de llamadas. Podemos restringir las llamadas de manera temporal (según el tiempo que usted fije) para determinados llamantes que, en un intervalo de tiempo que podemos también especificar, han realizado x llamadas a determinadas líneas de la empresa. La locución que oirá el llamante es también personalizable.

Lista negra. Restricción de llamantes indefinida, con locución personalizable. Permite no solo aplicar restricciones a determinados llamantes sino también restricciones generales (llamantes de teléfonos fijos, móviles, extranjeros, determinados prefijos, números ocultos, etc.).

Locución Whisper. Muchas veces disponemos de varias líneas telefónicas y cuando vamos a a atender una llamada no sabemos a qué línea de todas ha llamado el cliente. Dependiendo de la línea a la que haya llamado, puede que queramos dar uno u otro trato, saludar al descolgar de una u otra manera, etc. La locución whisper está creada para que se identifique la línea a la que ha llamado el cliente. Es personalizable (puede usar cualquier locución con cualquier contenido para que le ayude a identificar la llamada o la pauta que debe seguir en el tratamiento de ésta) y se escucha justo al descolgar el teléfono.

Progreso del llamante. Elija si quiere ver en la pantalla de su terminal (al recibir una llamada): el número desde el que llaman, el número al que ha llamado el interlocutor, o que no se muestre ningún número. También podrá seleccionar si desea que se visualice el número del que llama sólo a la primera extensión que descuelga la llamada y no a las siguientes extensiones a las que la llamada pueda ser transferida.

Tiempo de penalización. Se trata de penalizar a aquellas extensiones que reciben llamadas pero que no las atienden. Para evitar que un llamante esté esperando a ser atendido mientras su llamada suena en una extensión que no descuelga, penalizamos a esa extensión durante el tiempo que usted considere (para que no reciba más llamadas durante ese intervalo) y hacemos el salto de llamada a la siguiente extensión.

Estos son sólo algunos ejemplos de lo que la centralita virtual de Premium Numbers puede hacer por su empresa mediante los filtros de llamada y otras funcionalidades. Si tiene alguna necesidad que no has visto reflejada en este post, deje un comentario o contacte con nosotros.